timebox

Gek verhaal. Ik heb timeboxing geleerd van een garagehouder en monteur. Terwijl hij onder een brug in een razend tempo stond te sleutelen aan een wagen, vertelde hij: voor alle handelingen kun je, als je een beetje ervaring hebt, een streeftijd stellen. Voor remblokken vervangen reken je bijvoorbeeld 40 minuten. Vier nieuwe banden monteren en balanceren: 50 minuten. Zo deed hij de hele dag, samen met zijn assistent, kleine wedstrijdjes met zichzelf.

Ik had wel eens iets gehoord over timeboxing, maar dat ging vooral over projectmanagement. Bijvoorbeeld: binnen een ict-project van maanden, reserveer je voor specifieke onderdelen enkele dagen tot enkele weken. Maar deze garagehouder had dit vertaald naar zijn persoonlijke werkdag. Dat sprak me aan. Ik ben me erin gaan verdiepen en de methode gaan toepassen. Van alle tips op het gebied van productiviteit is dit een van de meest eenvoudige én effectieve.

Hoe werkt het? Eerst verdeel je elke klus die je wilt doen in deeltaken. Daarna stel je per deeltaak een streeftijd. Ten slotte werk je deze deeltaken één voor één af. Zelf gebruik ik als extra motivatie daarbij een terugtelklok op mijn computer of een kookwekker.

Concreet voorbeeld. Als ik een column moet schrijven, dan verdeel ik deze klus idealiter in de volgende stappen en streeftijden.

1 Onderwerp kiezen: 15 minuten.
2 Vragen formuleren voor mijn assistenten : 15 minuten.
3 Twee dagen later hun research doornemen: 45 minuten.
4 Een opzetje voor de column maken: 15 minuten.
5 Een eerste versie schrijven: 45 minuten.
6 Een tweede versie schrijven: 30 minuten.
7 Hardop voorlezen aan iemand en de puntjes op de i zetten: 20 minuten
De grootste voordelen? Timeboxing helpt mij om uitstelgedrag te voorkomen. Eén grote klus van meerdere uren ervaar ik als intimiderend en schuif ik voor me uit. Maar beginnen aan een eerste stapje van tien minuten, dat kan ik.

Ook vermors ik minder tijd onderweg. Als een deadline nog ver weg is, raak ik onderweg makkelijk afgeleid. Maar met kleine deeltaken gaat dat domweg niet.

Ook helpt timeboxing mij om realistischer om te gaan met mijn tijd. Je leert al snel of een deeltaak in een bepaald aantal minuten kan of niet. En de volgende keer houd je daar rekening mee.

En misschien wel het allerleukst: door het afstrepen van veel kleine deeltaken, ervaar je meerdere beloningen bij één klus.

Niet iedereen die ik vertel over mijn liefde voor timeboxing is even enthousiast. Ik krijg reacties als: maar je kunt toch ook gewoon werken tot iets klaar is? Fair enough. Wanneer je in je werk niet te maken hebt met deadlines, dan kan dit wellicht.

Ook denken sommigen dat je gestrest raakt van timeboxing. Maar mijn ervaring is juist tegenovergesteld. Ja, die deeltaakjes en die tikkende kookwekker leveren wel een milde druk op. Maar daar tegenover staat dat wanneer de deadline nadert of het einde van de werkdag, ik klaar ben in plaats van in paniek. Alleen al dat vooruitzicht geeft rust en een gevoel van controle. Heerlijk.